这些干部的准备工作是从1634年下半年开始的。在元老院内部吹风上已经透露出两广攻略方案的时候，干部处便开始提出抽调干部北上的问题，必须提前迅速地有计划地训练大批能够管理军事、政治、经济、文化教育等各项工作的干部，并提高现有干部的理论水平。待某一地区解放时，这些预先按建置配备的干部即随军进入该区，使占领和接管工作得以及时地有秩序地进行。
干部处的实际业务工作实际是在明朗的指导下进行的。为此首先充实各类机构，设立副职，配备双套各级各类干部；其次作好抽调计划，以便随调随补，并按现职依层级提拔干部，特别是有实际工作经验而又在某一岗位上长期工作的干部，这包括“二年以上的村长、民兵队长，一年以上的机关企业干部，二年以上的企业职员、工人、军人”。通过调配程序上的层层负责，有效地保证了北上干部的派遣，干部队伍规模和数量得到扩大和增加。
在抽调上采取按比例、完整配备、整体调出的调配方式，以保证到新区后即可开展工作。县一级的干部储备不多，好在需求也有限。重点是县级机关的工作人员。明郎的计划是对核心区进行全套配置，共配置1套行省级，15套县级班子。
建立专门的行政干部学校，为新区建设储备人员。内设行政、财政、工商、民武、农业、直属等6个大队，生源即芳草地毕业学员300人，社会招募500人和伏波军退伍400人。培训采用课堂理论学习和实际顶岗实训充当行政实习生的方式来进行。
各地各部门北上人员批准确定后，即立即逐级集中整训，解决北上干部的思想问题和实际问题，使之对随军北上任务更加明确，进一步增强到新区工作的信心和决心。为适应大规模调出干部的需要，在芳草地举办了了乡村干部训练班，训练已工作一年以上新近提拔的村乡级干部，提高其思想水平、政策水平和工作能力。
所有北上干部将于1634年12月底前在临高的马袅堡集结完毕，随后在马袅堡进行为期一个月的集中整训学习，对行军、地图判读、武器使用、治安战指挥进行了强化训练。以应对复杂的新区环境。
为保证南下干部的有序与规整，全部人员实行军事化管理和编制，并在行政、生活、管理、教育、供给、卫生等方面建立组织机构。北上干部统一整编为“琼崖支队”。
作为两广攻略的政治配置，由文德嗣出任广东大区区长兼军管会民政长。加号大宋两广宣慰使。负责两广区域的所有军政行动。
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